Hoe vaak bel je iemand die niet opneemt?

Spreek een vast aantal pogingen af, verspreid over een paar dagen en op verschillende tijdstippen. Combineer bellen met een kort bericht. Na de laatste poging sluit je de aanvraag af met een reden, zodat je eerlijk kunt meten.

Mag ik een bericht sturen in plaats van bellen?

Een bericht werkt goed als aanvulling, zeker als iemand niet opneemt. Als eerste contact is bellen meestal beter, omdat je direct vragen kunt stellen en een afspraak kunt plannen. Houd je wel aan de toestemming die de huiseigenaar gaf.

Moet ik in het eerste gesprek al een prijs noemen?

Liever niet. Zonder de woning te kennen geef je een prijs die niet klopt of die later verandert. Leg uit dat je na een bezoek een eerlijke prijs kunt geven die past bij de situatie.

Wat als de huiseigenaar zegt dat hij al iemand heeft?

Bedank hem en vraag of hij een tweede advies op prijs stelt. Soms is dat zo, soms niet. Dring niet aan en sluit de aanvraag netjes af met de reden.

Kennis

Een aanvraag opvolgen: zo maak je er een afspraak van

Redactie EOB LeadsBijgewerkt 14 oktober 20266 min lezen

Kort antwoord: Bel een nieuwe aanvraag zo snel mogelijk, liefst kort na binnenkomst. Stel jezelf voor, verwijs naar de vraag van de huiseigenaar en plan direct een afspraak. Neemt iemand niet op, probeer het dan op wisselende momenten en stuur een kort bericht. Bevestig elke afspraak en herinner de klant er vlak van tevoren aan.

Vakman met bouwhelm kijkt op zijn telefoon

Hoe snel moet je een aanvraag opvolgen?

Zo snel als je kunt. Hoe sneller je belt, hoe groter de kans dat je iemand spreekt die nog met zijn plan bezig is. Een huiseigenaar die net een formulier invulde over zijn dak of zijn energierekening, heeft het onderwerp nog in zijn hoofd. Een dag later is hij met iets anders bezig.

Snelheid is geen trucje, het is respect voor de vraag. De huiseigenaar heeft om contact gevraagd. Hoe eerder je reageert, hoe serieuzer je overkomt.

Praktisch betekent dit:

Zorg dat nieuwe aanvragen direct bij één vaste persoon of een vast team binnenkomen.
Spreek af wie er belt buiten kantoortijd en in het weekend, of wanneer de eerste poging dan wel gebeurt.
Laat aanvragen niet in een gedeelde mailbox staan waar iedereen denkt dat een ander belt.

Wat zeg je in het eerste gesprek?

Begin met wie je bent en waarom je belt, en ga dan meteen naar de vraag van de huiseigenaar. Het doel van het eerste gesprek is niet verkopen. Het doel is een afspraak.

Een eenvoudige opbouw die werkt:

Voorstellen. Je naam, je bedrijf, en dat je belt naar aanleiding van zijn aanvraag over bijvoorbeeld een warmtepomp.
Bevestigen. Klopt het dat hij daar informatie over wilde?
Vragen. Wat was de aanleiding? Wat voor woning is het? Wie beslist er mee?
Waarde geven. Leg kort uit wat een bezoek oplevert: een advies dat past bij zijn woning, geen standaardverhaal.
Plannen. Stel twee concrete momenten voor en laat hem kiezen.

Houd het gesprek kort en vriendelijk. Ga niet over prijzen praten voordat je de woning kent. Vraagt de huiseigenaar toch naar een prijs, leg dan uit waarom je die pas na een bezoek eerlijk kunt geven.

Wat doe je als je iemand niet bereikt?

Probeer het opnieuw op een ander moment van de dag en stuur een kort bericht. Veel mensen nemen geen onbekende nummers op, zeker niet onder werktijd. Dat zegt niets over hun interesse.

Een vast opvolgschema helpt je team om niets te laten liggen:

Moment	Actie	Waarom
Direct na binnenkomst	Bellen	De vraag is nog vers
Later op dezelfde dag	Opnieuw bellen, ander tijdstip	Overdag lukt niet bij iedereen
Na de tweede poging	Kort bericht: wie je bent en waarom je belt	Mensen bellen eerder terug als ze weten wie het is
De volgende dag	Bellen in de ochtend of vroege avond	Grotere kans dat iemand thuis is
Later in de week	Laatste poging plus bericht	Je laat de deur open zonder te pushen
Daarna	Aanvraag afsluiten in je overzicht, met reden	Zo meet je eerlijk wat er gebeurde

Pas het schema aan op je eigen praktijk. Het gaat erom dat iedereen in je team hetzelfde doet en dat je per aanvraag kunt zien wat er geprobeerd is.

Hoe zorg je dat de afspraak doorgaat?

Bevestig de afspraak direct na het gesprek en stuur vlak van tevoren een herinnering. Een afspraak die niet doorgaat, kost je net zo veel tijd als een gesprek dat niets oplevert.

Wat helpt:

Bevestiging op schrift. Datum, tijd, naam van de adviseur en wat de klant kan verwachten.
Herinnering. Een kort bericht de dag ervoor of op de ochtend zelf.
Voorbereiding. Vraag of de klant iets klaar kan leggen, zoals een energierekening of foto's van de meterkast. Dat maakt de afspraak concreet.
Iedereen erbij. Vraag of de mensen die mee beslissen ook aanwezig zijn. Dat voorkomt een tweede bezoek.
Op tijd komen. Klinkt vanzelfsprekend, maar het eerste wat de klant van je ziet, is of je doet wat je zegt.

Kan de klant toch niet, plan dan meteen een nieuw moment in plaats van te wachten tot hij zelf terugbelt.

Hoe richt je de opvolging in je team in?

Maak één persoon of rol verantwoordelijk, leg alles vast in één overzicht en kijk wekelijks samen naar wat er gebeurde. Opvolging gaat zelden mis door onwil. Het gaat mis doordat niemand precies weet wie wat doet.

Spreek in je team af:

wie nieuwe aanvragen belt en wie de afspraken doet;
welk schema je volgt bij geen gehoor;
waar je de uitkomst per aanvraag vastlegt, zoals een CRM of een gedeelde lijst;
wanneer je een aanvraag afsluit, en met welke reden.

Kijk dan elke week naar de reeks. Waar blijven aanvragen hangen? Bij het bereiken, bij het plannen of bij het doorgaan van de afspraak? Daar zit je volgende verbetering. In wat is een goede aanvraag lees je hoe je kwaliteit eerlijk meet.

Bij EOB Leads gaat één aanvraag naar één bedrijf in de regio. Je hoeft dus niet te racen tegen andere bedrijven die dezelfde persoon bellen. Snel bellen blijft verstandig, maar je kunt het gesprek rustig en goed voeren. Wil je weten wat er in jouw regio mogelijk is, meld je aan.